FAQS: COFFEE-BIKE KAFFEECATERING

Wenn du das Coffee-Bike inklusive Barista mieten möchtest, dann kannst du dir mit Hilfe unseres Online-Eventplaners bequem ein unverbindliches Angebot in Echtzeit erstellen. Im Anschluss kannst du das Angebot entweder als PDF herunterladen oder direkt die verbindliche Buchung vornehmen. Nachdem du den Buchungsprozess abgeschlossen hast, erhältst du eine Buchungsbestätigung per E-Mail. Bis dahin bleibt unser Angebot unverbindlich. Im Hintergrund vermittelt wir dein Kaffeecatering innerhalb unseres Systems an einen verfügbaren Coffee-Bike Franchisepartner. Nach ca. 48 Stunden erhältst du eine offizielle Auftragsbestätigung per E-Mail inkl. Mailadresse des zuständigen Baristas, der auf deinem Event das Catering übernimmt. Bitte beachte, dass die vorherige Buchungsbestätigung noch nicht als verbindliche Übernahme des Auftrags gilt. Solltest du eine kurzfristige Buchung vornehmen wollen, kontaktiere uns am besten telefonisch.

Mehrtägige Großveranstaltungen, spezielle Produktwünsche oder auch logistische Herausforderungen bedürfen in der Regel ein telefonisches Beratungsgespräch. Ruf uns gerne an, wir beraten dich gerne!

Alle Preise unseres Catering Angebots findest du transparent in unserem Online-Eventplaner. Generell unterscheiden wir hierbei nicht nur zwischen Privat- und Firmenkunden, sondern bieten auch mehrere Auswahlmöglichkeiten bei der Zusammenstellung deines individuellen Angebots. So kannst du beispielsweise als Geschäftskunde zwischen einer Getränkeflatrate und einer verzehrgenauen Abrechnung wählen. Bei der zweiten Option stellen wir im Anschluss an das durchgeführte Kaffeecatering die ausgegebenen Getränke in Rechnung. Optional sind zudem beispielsweise verschiedene Snacks, Kaltgetränke und du kannst einen zusätzlichen Barista mieten, je nachdem mit wie vielen Gästen vor Ort gerechnet wird. Allgemein gilt: im Online-Eventplaner kalkulierst du dein finales Angebot ohne versteckte Kosten, sodass du in Echtzeit einen Preis für das Event Catering erhältst.

Sowohl die Paketpreise für Privatkunden als auch der ausgewiesene Gesamtpreis, der dir als Firmenkunde vor dem Buchungsabschluss angezeigt wird, enthalten das Coffee-Bike Fullservice-Paket. Kaffeebohnen, Personal und Logistikkosten sowie recyclebare To-go Becher sind in dem Preis enthalten. Auch für klassische Zusatzprodukte wie Milch(-alternativen), Zucker und Sirups, die wir für die Zubereitung unseres Kernsortiments benötigen, fallen keine zusätzlichen Kosten an, wenn du dich entscheidest, das Coffee-Bike zu buchen.

Kaffeefahrrad, Kaffeewagen, Coffee-Bike – so vielseitig wie die Namen für unsere mobile Kaffeebar sind auch die Einsatzmöglichkeiten unseres Bikes. Durch die autarke Betriebsweise – d.h. ohne zusätzlich benötigten Strom- oder Wasseranschluss – sind den Einsatzbereichen unseres Kaffeecaterings nahezu keine Grenzen gesetzt (vgl. Punkt 20). Im Vergleich zu anderen Kaffeewagen, benötigt unsere mobile Kaffeebar lediglich eine Bodenfläche von rund 6 qm. So bringst du frischen Kaffee an fast jeden Ort und zu allen Gästen. Kunden mieten unsere Baristas für private Feiern ebenso wie für Business Events. Das nostalgische Retrodesign des Coffee-Bikes fügt sich dabei besonders gut ins Gesamtbild auf Hochzeiten, Geburtstagen und Firmenfeiern ein und sorgt gleichzeitig dafür, dass die mobile Kaffeebar auch als Besuchermagnet auf Messen oder während Promotion Aktionen fungiert.

Das Coffee-Bike ist eine mobile Kaffeebar auf Rädern, an der wir das gesamte Produktportfolio eines klassischen Coffee-Shops anbieten. Gerne kannst du dir unser Kaffee-Kernsortiment als PDF herunterladen. Neben echten Coffee Classics, wie Espresso oder Latte macchiato, begeistern wir deine Gäste standardmäßig auch mit außergewöhnlichen Kaffeespezialitäten, wie dem Schwarzwälder-Kirsch Latte.

Bei unserem Kernsortiment unterscheiden wir nicht zwischen Getränkeflatrate und verzehrgenauer Abrechnung. Es wird bei beiden Abrechnungsarten angeboten. Als Orientierungshilfe empfehlen wir die Buchung der Getränkeflatrate ab 50 Heißgetränken pro Stunde. Solltest du dich für die verzehrgenaue Abrechnung entscheiden, berechnen wir nach der Veranstaltung 1,50 Euro (netto) pro ausgegebenem Heißgetränk. Bitte beachte dies bei deiner Kalkulation.

Saisonale Extras, wie Iced-Varianten unserer Coffee-Specials, Glühwein oder auch alkoholische Getränke sind in unseren standardisierten Angeboten nicht enthalten. Trotzdem können wir diese bei deinem Kaffeecatering gerne anbieten. Ruf uns dazu bitte an.

Die Angebote, die du über den Online-Eventplaner kalkulieren kannst, beinhalten die Kosten für An- und Abfahrt in Form einer Servicepauschale. Diese wird nicht nach Kilometern berechnet, da erst nach deiner Buchung festgelegt wird, welcher Coffee-Biker mit seiner mobilen Kaffeebar anreisen wird (vgl. Punkt 9). Auch in angebotenen Paketpreisen ist die Anfahrtspauschale inkludiert. Sollten wir dir ein individuelles Angebot per E-Mail zusenden, so gelten ebenfalls diese Vorgaben. Eine zusätzliche Anfahrtspauschale für die Anreise der mobilen Kaffeebar wird nicht berechnet.

Es empfiehlt sich ab mindestens 100 Gästen einen zweiten Barista für den Kaffeecatering Einsatz zusätzlich zu buchen. Wichtig zu beachten ist hierbei allerdings, dass es sich bei dieser Angabe lediglich um einen Erfahrungswert handelt, der je nach Veranstaltung, Produktportfolio und Gegebenheiten vor Ort abweichen kann. Besonders bei Events mit einer hohen Fluktuation oder einer Gesellschaft mit vorher bekannten aufwändigen Extrawünschen empfehlen wir unabhängig von der Zahl der Gäste immer mit einem zweiten Barista zu kalkulieren.

Um lange Wartezeiten an der mobilen Kaffeebar zu vermeiden, kannst du von ca. 60 Getränken ausgehen, die ein einzelner Coffee-Biker pro Stunde an der Siebträgermaschine zubereiten kann. Mit einem zweiten Barista erhöht sich die Anzahl auf rund 100 Kaffeespezialitäten. Auch bei diesem Wert ist dringend zu beachten, dass die Art der bestellten Getränke erheblich zu einer Abweichung dieser Zahl beitragen kann. Schließlich ist ein Latte macchiato mit feinem Milchschaum aufwändiger in der Zubereitung als ein klassischer Espresso.

Wenn du das Coffee-Bike mieten möchtest, beträgt die Mindestbuchungsdauer für unser Kaffeecatering 3 Stunden. Dabei unterscheiden wir nicht zwischen Privat- und Firmenkunden, Ort oder Art der Veranstaltung.

Solltest du die Ausschankzeit im Buchungsprozess kürzen möchten, teile uns diesen Sonderwunsch bitte per E-Mail an die Cateringabteilung mit. Bitte beachte dabei, dass in jedem Fall trotzdem die vollen 3 Stunden von uns in Rechnung gestellt werden.

An unserer mobilen Kaffeebar servieren wir die Kaffeespezialitäten standardmäßig in recyclebaren To-go Bechern. Wenn du den Ausschank in hochwertigem Geschirr wünschst, so kannst du unser Coffee-Bike Porzellan im Buchungsprozess auswählen. Fremdporzellan darf nicht genutzt werden. Eine nachhaltige Alternative zum Porzellan sind gebrandete Mehrwegbecher, die wir für Geschäftskunden kostenpflichtig mit einem eigenen Logo, aber auch für Privatkunden anbieten können (vgl. Punkt 11).

Unsere Cateringabteilung der Coffee-Bike GmbH tritt als Vermittler zwischen den Betreibern unserer rund 250 Coffee-Bikes und dir als Kunden auf. Jeder Coffee-Biker ist dabei ein eigenständiger Unternehmer. Leider können und dürfen wir deshalb nicht den Kalender jedes einzelnen Bikers prüfen, um einen Termin für dich zu reservieren.

Erst nachdem du deine Buchung online oder schriftlich verbindlich vorgenommen hast, startet unser Vermittlungsprozess. In der Regel erhältst du dann innerhalb von ca. 48 Stunden eine offizielle Auftragsbestätigung per E-Mail inklusive der Information, welcher Coffee-Biker auf deinem Event das Catering übernimmt.

Über die Wunschbarista Funktion in unserem Online-Eventplaner kannst du uns ohne Umwege den Namen eines Coffee-Bikers mitteilen, solltest du deinen Lieblings Barista mieten wollen. Du findest diese Option im letzten Schritt des Prozesses, wenn es um die Details deiner Veranstaltung geht. Wir erfragen für dich die entsprechende Verfügbarkeit.

Bitte beachte, dass wenn besondere Wünsche bzgl. des Baristahandwerks oder auch den Barista betreffend bestehen sollten, unsere Cateringabteilung noch vor der Buchung informiert werden muss. Kontaktiere uns dazu gerne telefonisch.

Für Firmenkunden bieten wir verschiedene Möglichkeiten unsere mobile Kaffeebar für den Event Catering Einsatz zu branden. Zum einen verfügt das Bike über Rahmen an der Maschine und der Transportbox, in denen eigene Poster unserer Kunden angebracht werden können. Zum anderen machen unsere Geschäftskunden am Coffee-Bike positive Erfahrungen mit gebrandeten Ein- und Mehrwegbechern. Ein individuelles Angebot für Becher mit deiner Markenbotschaft kannst du in unserem Cateringbereich anfordern.

Aufgrund der Flexibilität unseres Kaffeefahrrads ist die mobile Kaffeebar für verschiedenste Kaffeecatering Aufträge sehr gefragt. Besonders saisonbedingte Termine sowie Wochenenden erfreuen sich außerordentlicher Beliebtheit bei unseren Kunden. Wir empfehlen somit mindestens 4 - 6 Wochen vor einer anstehenden Veranstaltung das Coffee-Bike verbindlich zu buchen. Da die Coffee-Bike GmbH die Aufträge in das Franchisesystem vermittelt und nicht selbst durchführt, kann zu keinem Zeitpunkt eine Garantie für die Durchführung der Buchung gegeben werden. Erst die offizielle Auftragsbestätigung bestätigt die verbindliche Übernahme des Auftrags unsererseits (vgl. Punkt 9). Bitte beachte, dass Branding-Anfragen mindestens 4 - 10 Wochen vor dem Event stattfinden sollten.

Wir empfehlen daher frühzeitig unsere mobile Kaffeebar zu mieten. Solltest du es dir dann vor deinem Event noch einmal anders überlegen, kannst du die Buchung bis drei Monate vor der Veranstaltung jederzeit kostenlos stornieren.

Erst im Anschluss an die Durchführung unserer Kaffeecatering Servicedienstleistung erhältst du eine Rechnung von uns. Etwaige Änderungen deiner initialen Buchung, die du während der Veranstaltung in Absprache mit dem Biker vornehmen möchtest, muss uns der Coffee-Biker mitteilen. Deine Gäste und du können somit in Ruhe unsere Kaffeespezialitäten genießen und einzigartige Erfahrungen mit dem Coffee-Bike machen, die in Erinnerung bleiben. Die Rechnung erhältst du digital per E-Mail.

Mit der kostenpflichtigen Buchung über unseren Online-Eventplaner oder im schriftlichen Austausch mit einem Eventmanager, kommt ein einseitiger Vertrag deinerseits zustande. Nach der Buchung kann das Kaffeecatering gemäß unserer Stornierungsvorgaben in den AGB storniert werden. Hierbei fallen je nach Zeitpunkt der Stornierung entsprechende Kosten an.

Primär bieten wir mit dem Coffee-Bike einen professionellen Kaffeecatering Service an. Hierbei berechnen wir für unsere Kunden einen Gesamtpreis, sodass die Besucher am Coffee-Bike selbst kein Getränk bezahlen müssen. Trotzdem machen unsere Baristas auch regelmäßig mit ihrem Coffee-Bike Erfahrungen im Sinne des freien Verkaufs auf Veranstaltungen. Unter bestimmten Umständen besteht für deine Veranstaltung also die Chance, dass wir einen Kaffeewagen vermitteln können, an dem die Besucher ihre Spezialitäten kostenpflichtig erwerben können. Dabei greift in der Regel das Prinzip der Umsatzübergabe. Unsere Coffee-Biker stellen eine Kasse auf, in der die Einnahmen während der Veranstaltung gesammelt werden. Diese kannst du im Anschluss für die Begleichung unserer Gesamtrechnung nutzen, sodass du ein professionelles Kaffeecatering auch mit einem kleinen Veranstaltungsbudget anbieten kannst. Um diese Möglichkeit prüfen zu können, schreibe uns gerne eine E-Mail mit allen Eckdaten zum Event. Wir rufen dich dann gerne zurück.

Bitte gib bei deiner Buchungsanfrage oder direkt im Online-Eventplaner die Ausschankzeit als Startzeit der Veranstaltung an. Unsere Coffee-Biker berechnen vorab automatisch ca. 1 Stunde für den Aufbau der mobilen Kaffeebar vor Ort, sodass deine Startzeit den Zeitpunkt festlegt, ab wann unsere Kaffeespezialitäten rausgegeben werden. Die genaue Ankunftszeit des Baristas vor Ort besprichst du am besten direkt mit ihm (vgl. Punkt 18).

Sollte ein Auf- oder Abbau an einem Vor- oder Folgetag o.ä. nötig sein, informiere während des Buchungsprozesses bitte die Cateringabteilung per E-Mail. Ein Standardfeld gibt es hierfür im Online-Eventplaner nicht. Gegebenenfalls werden hierfür zusätzliche Kosten auf dich zukommen.

Du kannst das Coffee-Bike für aufeinanderfolgende Tage inklusive Barista mieten. Hierfür existiert allerdings kein Standardprozess in unserem Online-Eventplaner. Um deine Anfrage schnellstmöglich bearbeiten zu können, freuen wir uns daher, wenn du die exakten Veranstaltungsdetails per E-Mail an unsere Cateringabteilung weiterleitest. Folgende Informationen sollten enthalten sein:

• Veranstaltungsdaten inkl. Ausschankzeiten (Uhrzeiten der einzelnen Tage)
• Eventadresse
• Rechnungsadresse
• Auswahl: Getränkepauschale oder verzehrgenaue Abrechnung
• Auswahl: 2. Barista und/oder Porzellan
• Geschätzte Gästeanzahl pro Tag
• Ggf. Sonderwünsche

Die gleiche Vorgehensweise empfehlen wir, wenn du mehrere Coffee-Bikes für ein Event buchen möchtest. Gerne können verschiedene Baristas das Kaffeecatering auf der Veranstaltung mit ihren mobilen Kaffeebars durchführen. Nach Erhalt deiner E-Mail erstellen wir dir gerne ein Angebot.

Während des Buchungs- und Vermittlungsprozesses ist unsere Cateringabteilung der richtige Ansprechpartner für alle deine Fragen. Sobald deine Buchung in unserem Vermittlungssystem einem Coffee-Biker zugewiesen wurde, erhältst du eine offizielle Auftragsbestätigung über die Durchführung des Kaffeecatering per E-Mail. In dieser E-Mail findest du auch den zuständigen Barista, der mit seiner mobilen Kaffeebar das Event Catering übernimmt. Mit etwaigen Sonderwünschen oder Absprachen bzgl. des Auf- und Abbaus (vgl. Punkt 20) kannst du dich dann direkt per E-Mail an den Coffee-Biker wenden. Ihre Durchführbarkeit solltest du in jedem Fall aber vorher mit unseren Eventmanagern gemeinsam besprechen. Ungefähr eine Woche vor der Veranstaltung wird dich der zuständige Barista aber auch noch einmal telefonisch kontaktieren, damit alles reibungslos verlaufen wird. Alle Biker haben mit dem Coffee-Bike viele Erfahrungen auf verschiedensten Erfahrungen gemacht, sodass du dich bei der Beratung in guten Händen befindest.

Wenn du dich entscheidest, das Coffee-Bike zu buchen, dann gelten die Positionen aus deiner Auftragsbestätigung als Grundlage für die kostenpflichtige Buchung deinerseits. Diese Positionen stellen wir dir nach der Durchführung unserer Kaffeecatering Dienstleistung in Rechnung.

Manchmal erfordern die Gegebenheiten vor Ort während des Events eine Anpassung der kostenpflichtig gebuchten Dienstleistung. Wenn du spontan den Ausschank z.B. um eine Stunde verlängern möchtest, dann bespricht die Umsetzbarkeit direkt mit dem zuständigen Barista. Unser Coffee-Biker wird uns eventuelle zusätzliche Positionen im Anschluss an den durchgeführten Einsatz mitteilen. Im Telefonat mit dem Biker vor deiner Veranstaltung (vgl. Punkt 18) können auch weitere Zusatzprodukte (z.B. Eiswürfel) nachträglich vereinbart werden. Eine Garantie für nachträgliche Änderungen können wir leider nicht geben.

Bitte beachte hierbei, dass nach der Auslösung der kostenpflichtigen Buchung einzelne Positionen nicht mehr nachträglich kostenfrei abgebucht werden können. Für eventuelle Änderungswünsche muss in jedem Fall unsere Cateringabteilung informiert werden. Wir übernehmen dann die Kommunikation mit dem zuständigen Barista.

Wasser und Strom: Im Außenbereich kann unsere mobile Kaffeebar, wenn nötig, autark – das heißt ohne externen Wasser- oder Stromanschluss – betrieben werden. Im Innenbereich benötigen wir lediglich eine gängige 230 Volt Steckdose für die reibungslose Durchführung unseres Kaffeecaterings.

Maße und Gewicht: Das Coffee-Bike ist aufgrund seines Daseins als Kaffeewagen nicht mit den Maßen eines handelsüblichen Fahrrads zu vergleichen. Im transportfähigen Zustand betragen diese 124x308x175 cm (BxLxH). Die benötigte Verkaufsfläche muss ca. 6 qm groß sein, damit unser Barista sowie die Kunden bequem Platz an der mobilen Kaffeebar finden. Bitte beachte, dass diese zudem barrierefrei zugänglich sein muss, da das Coffee-Bike im beladenen Zustand rund 500 kg wiegt. Somit kann das Kaffeefahrrad nur in einem geeigneten Lastenaufzug transportiert werden, aber keine Treppen oder Anhöhen überwinden.

Das Coffee-Bike ist ein Produkt mit markenrechtlichen, technischen und sicherheitsrelevanten Vorgaben, die vertraglich für das Franchisesystem festgelegt sind. Somit ist es auch in Absprache mit dem Coffee-Biker vor Ort nicht ohne die Freigabe unserer Cateringabteilung erlaubt, das Äußere des Bikes z.B. durch den Abbau des Dachs oder das Abkleben und Anbringen von Bestandteilen zu verändern.

Unser Bike ist als Kaffeefahrrad das Herzstück unseres Coffee-Bike Erfolgskonzepts. Jeder Barista ist eigenständiger Unternehmer und Dienstleister mit einer eigenen mobilen Kaffeebar. Nicht nur, weil jeder Barista professionell an unserem Coffee-Bike und der speziell für unser Kaffeefahrrad konzipierten Technik geschult wird, sondern auch, weil wir ein Rundum-Sorglos Event Catering Paket anbieten, ist es nicht möglich, das Bike ohne unsere Baristas zu mieten.